L'ufficio protocollo provvede alla:
- registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Lucignano, che possono pervenire accedendo personalmente all’ufficio oppure tramite posta cartacea, P.E.C., Posta Elettronica Ordinaria e fax.
La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione.
Quando la consegna avviene manualmente, l'ufficio provvede al rilascio, quale ricevuta, di una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato riportante apposita segnatura.
- gestione della casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comune.lucignano@postacert.toscana.it ;
- gestione della casella di Posta Elettronica Ordinaria protocollo@comune.lucignano.ar.it;
- assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune dei documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative;
- tenuta del Registro di Protocollo Generale, mediante un sistema informatico di gestione documentale e realizzazione di una banca dati costituita dai documenti protocollati;
- lavorazione e gestione della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi;
- Conservazione e consegna al cittadino degli atti, giudiziari e non, notificati e depositati presso la Casa comunale:
-se il destinatario della notifica risulta assente presso la propria residenza, il notificatore lascia un avviso di deposito al destinatario ai sensi dell'art. 140 C.p.c.
-se il destinatario risulta irreperibile, ai sensi dell'art. 143 C.p.c., o ai sensi dell'art. 60 del D.p.r. 600/73.
